Акционерное общество «Научно-исследовательский институт командных приборов»

Цели и задачи:

Цель внедрения СЭД - оптимизация существующих процессов управления документами в НИИ КП и эффективное выстраивание новых БП.

• Ведение реестров входящих, исходящих и внутренних документов в соответствии с принятой практикой в электронном виде с целью сокращения объемов бумажного документооборота;
• Организация единого структурированного хранилища электронных версий документов и файлов с целью обеспечения унификации процедур подготовки, обработки и хранения документов;
• Оптимизация и унификация процессов, связанных с учетом договоров (таких как: инициирование документа; подготовка документа; рассмотрение; утверждение; регистрация документа) с целью сокращения временных затрат по процессу;
• Сокращение временных затрат на осуществление поиска документа или группы документов, объединенных общим признаком и/или наборов признаков ;
• Снижение риска утраты и/или порчи документа на бумажном носителе в процессе обработки;
• Формирование единой точки доступа к документам организации;
• Оптимизация процесса направления документа исполнителю с целью сокращения временных затрат на процессы обработки документов, такие как: ознакомление, рассмотрение, наложение резолюции, назначение на исполнение, обработка поручения, предоставление отчета о результате исполнения документа.
• Повышение общего уровня эффективности делопроизводства за счет оптимизации бизнес-процессов по обработке документов и автоматизации контроля исполнительской дисциплины;

Ситуация до старта проекта:

1. 1Отсутствие единых унифицированных шаблонов документов
2. 2Отсутствие инструментов для контроля исполнительской дисциплины
3. 3Сложность ведения канцелярии в бумажном виде
4. 4Сложность мониторинга контрольных точек согласования и утверждения документов

Услуги, оказанные в ходе проекта:

• Консультации по выбору программного обеспечения
• Индивидуальное обучение в офисе заказчика
• Ввод Системы в промышленную эксплуатацию
• Обучение в группе в офисе заказчика
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
• Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
• Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
• Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика
• Методическое обеспечение специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (требования к адаптации)
• Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация)
• Методическое обеспечение специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (требования к адаптации)
• Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета

Архитектура решения и масштаб проекта:

1. 1Система электронного документооборота позволила автоматизировать все основные процессы документооборота и делопроизводства организации
2. 2В Системе было создано более 700 учетных записей сотрудников, которых планируют подключить к СЭД в рамках её развития
3. 3К Системе электронного документооборота подключено более 100 подразделений

Результаты проекта:

1. 1Оптимизация процессов обработки служебной документации
2. 2Повышение степени автоматизации канцелярии организации
3. 3Сокращение времени согласования финансовых документов
4. 4Внедрение инструмента контроля доступа к документам ДСП

Сотрудники организации получили комплексное решение для автоматизации управления и учета документов, а также инструмент для эффективного взаимодействия внутри компании.