ФГБУ ВЦЭРМ им. А.М. Никифорова МЧС России

Предпосылки автоматизации:

Для обеспечения успешного продвижения в рамках профильных направлений, слаженности работы различных подразделений и в связи с возросшим объемом закупок для нужд Центра, появилась необходимость автоматизировать процесс согласования и утверждения внутренней документации.

Организационными проблемами, с которыми сталкивался Центр стали:

1. 1Потеря бумажных документов «на столах» ответственных сотрудников;
2. 2Невозможность контролировать сроки согласования документации – отсутствие информации о том, кто и когда получил документацию на согласование и доработку;
3. 3Невозможность отследить причины длительного утверждения документации – не в должной степени проработанная документация, поступающая со стороны Инициатора закупки или ответственных за согласование.

После анализа предлагаемых на рынке предложений, руководством Центра было принято решение о необходимости создания Системы электронного документооборота (далее – СЭД) на базе программного продукта «1С:Документооборот государственного учреждения» редакция 2, интерфейс Такси. Ознакомившись с множеством предложений по внедрению, выбор был сделан в пользу ГК «Омега», сотрудники которой обладали богатым опытом автоматизации бюджетных учреждений и сопровождали финансово-хозяйственный контур Заказчика, реализованный на платформе «1С:Предприятие».

Цели и задачи:

Внедрение системы электронного документооборота для автоматизации:

• Процесса согласования и утверждения закупочной документации, включая проекты контрактов и технических заданий.
• Регистрации входящей и исходящей корреспонденции, передача на ответственных сотрудников через СЭД (Система электронного документооборота); контроль исполнительской дисциплины.
• Мониторинг сроков согласования и подготовки документов, количество циклов согласования.

1. 3Благодаря специалистам компании Омега, была автоматизирована деятельность по согласованию и утверждению пакета закупочной документации, управлению входящей и исходящей корреспонденцией. Внедрение обеспечивает дальнейшую эффективную работу учреждения. Новая система позволила отслеживать контрольные точки согласования – у кого документация на данный момент, как давно он её получил и сколько держит у себя. Выстроен процесс согласования – определен список сотрудников, отвечающих за координацию и участие в данном процессе. Кроме того, автоматизирована работа общего отдела – регистрация входящей и исходящей корреспонденции, то есть ведение журнала корреспонденции в электронном виде, что позволяет сократить время на последующий поиск документов и работу с ними.

Результаты проекта:

1. 1В рамках реализации проекта по внедрению Системы электронного документооборота были автоматизированы: процесс согласования и утверждения закупочной документации, включая проекты контрактов и технических заданий, регистрация входящей и исходящей корреспонденции, передача на ответственных сотрудников через СЭД, контроль исполнительской дисциплины и мониторинг сроков согласования и подготовки документов, количество циклов согласования.
2. 2При адаптации типового программного продукта под требования Заказчика были: изменены условия возврата несогласованного документа и его дальнейшую передачу в работу, изменён порядок формирования листа согласования по результатам прохождения процесса, создан механизм QR-штрихкодирования документов любого формата и создано АРМ Директора Центра с быстрым доступом к необходимым документам посредством сканирования QR-кода. СЭД была принята в эксплуатацию 15.12.2016 года. Также результатом внедрения стала автоматизация 90 рабочих мест.

Отзыв: