Санкт-Петербургское государственное бюджетное учреждение здравоохранения Клиническая больница Святителя Луки

О проекте:



 1. Краткое описание проекта

В 2022 году руководством СПб ГБУЗ Клиническая больница Святителя Луки было приняло решение о внедрении си¬сте¬мы элек¬трон¬но¬го до¬ку¬мен¬то¬о¬бо¬ро¬та на ба¬зе про¬дук¬та «1С:Документооборот го¬су¬дар¬ствен¬но¬го учреждения» 2.0. Новая система позволила отслеживать контрольные точки маршрута задач— у кого на данный момент находится задача, как давно он ее получил и определен срок исполнения либо неисполнения задач. Настроены схемы процессов для всех видов документов, что позволило автоматически запускать документы в обработку. Организован процесс работы с блоком Закупочной документации - для руководства СПб ГБУЗ Клиническая больница Святителя Луки это был важный момент, так как многие заявки на закупку терялись, и руководству было сложно отследить, в каком статусе находится процесс закупки. Организована работа с входящей корреспонденцией.
Также был разработан механизм для загрузки входящей корреспонденции и контрагентов из ЕСЭДД.

2. Цели и задачи проекта

Цель внедрения СЭД - оптимизация существующих процессов управления документами в СПб ГБУЗ Клиническая больница Святителя Луки и эффективное выстраивание новых БП.

Задачи, которые должна решать Система:

• Ведение реестров входящих, исходящих и внутренних документов в соответствии с принятой практикой в электронном виде с целью сокращения объемов бумажного документооборота;
• Организация единого структурированного хранилища электронных версий документов и файлов с целью обеспечения унификации процедур подготовки, обработки и хранения документов
• Формирование единой точки доступа к документам организации;
• Сокращение временных затрат на осуществление поиска документа или группы документов, объединенных общим признаком и/или наборов признаков;
• Снижение риска утраты и/или порчи документа на бумажном носителе в процессе обработки;
• Улучшение процесса направления документа исполнителю с целью сокращения временных затрат на процессы обработки документов, такие как: ознакомление, рассмотрение, наложение резолюции, назначение на исполнение, обработка поручения, предоставление отчета о результате исполнения документа;
• Эффективное выстраивание процессов обработки документации с минимизацией человеческих трудозатрат;
• Возможность отслеживания нахождения документа в контрольных точках процесса его обработки; повышение скорости обработки и рассмотрения документов, обеспечение контроля обработки документов;
• Приведение процессов к единой форме, связанных с учетом договоров (таких как: инициирование документа; подготовка документа; рассмотрение; утверждение; регистрация документа) с целью сокращения временных затрат по процессу;
• Повышение общего уровня эффективности делопроизводства за счет оптимизации бизнес-процессов по обработке документов и автоматизации контроля исполнительской дисциплины.

3. Ситуация до старта

-потеря бумажных документов «на столах» ответственных сотрудников;
-невозможность контролировать сроки исполнения задач;
-потеря времени на хождение сотрудников между кабинетами и корпусами для передачи бумажных версий документов и их исполнения и согласования;
-отсутствие прозрачности деятельности закупочной документации;
- отсутствие единой информационной базы для ведения документооборота и делопроизводства всего учреждения

4. Архитектура решения и масштаб проекта

Процесс внедрения СЭД состоит из 4 этапов:
Первый этап - включает в себя проведение интервьюирования Заказчика с целью формирования состава исходных данных для настройки Системы. Формализация и согласование частного технического задания на внедрение Системы.
Второй этап - включает в себя проведение настройки программного продукта под согласованные требования к Системе и проведение приемочных испытаний совместно с Заказчиком на предмет соответствия организации СЭД Частному техническому заданию.
Третий этап - обучение сотрудников СПб ГБУЗ Клиническая больница Святителя Луки, будущих пользователей Системы, работе в СЭД по группам.
Четвертый этап – запуск в опытно-промышленную эксплуатацию Системы электронного документооборота


5. Особенности и уникальность проекта


6. Результаты проекта

1. Сокращение времени передачи поручений от руководства;
2. Повышение эффективности взаимодействия между структурными подразделениями;
3. Снижение количества просроченных документов;
4. Снижение количества «потерянных» документов;
5. Снижение затрат на расходные материалы для оргтехники;
6. Сокращение скорости согласования документов и задач;
7. Сокращение времени поиска документов;
8. Сокращение времени формирования отчетных документов (ежемесячных, ежеквартальных, ежегодных, по требованию).
9. Выросла управляемость закупочной деятельностью