СПб ГБУЗ «Городская станция скорой медицинской помощи»

Цели и задачи:

Основополагающей целью внедрения СЭД является оптимизация существующих процессов делопроизводства организации, связанных с подготовкой, обработкой и хранением документов.

• Ведение реестров входящих, исходящих и внутренних документов в соответствии с принятой практикой в электронном виде с целью сокращения объемов бумажного документооборота;
• Организация единого структурированного хранилища электронных версий документов и файлов с целью обеспечения унификации процедур подготовки, обработки и хранения документов;
• Сокращение временных затрат на осуществление поиска документа или группы документов, объединенных общим признаком и/или наборов признаков;
• Повышение общего уровня эффективности делопроизводства за счет оптимизации бизнес-процессов по обработке документов и автоматизации контроля исполнительской дисциплины;
• Оптимизация процесса "отписывания" документа на исполнителя с целью сокращения временных затрат на процессы обработки документов, такие как: ознакомление, рассмотрение, наложение резолюции, назначение на исполнение, обработка поручения;
• Снижение риска утраты и/или порчи документа на бумажном носителе в процессе обработки;
• Формирование единой точки доступа к документам организации;
• Снижение риска утраты и/или порчи документа на бумажном носителе в процессе обработки.

Ситуация до старта проекта:

1. 1Входящие и исходящая корреспонденция ведутся в таблицах MS Excel
2. 2Сложность контроля сроков ответа на обращения граждан
3. 3Сложность предоставления оперативной информации гражданам по их обращениям
4. 4Отсутствует оперативная передача документов с подстанциями
5. 5Длительный процесс ознакомления с приказами и распоряжениями сотрудников на отдаленных подстанциях

Результаты проекта:

1. 1Сокращено время поиска данных по входящим и исходящим документам
2. 2Создан инструмент для формирования отчетности по корреспонденции в необходимых разрезах
3. 3Организовано единое информационное подразделение с подстанциями
4. 4Оптимизирована работа с внутренними документами
5. 5Сокращение расходов на печать и дублирование входящих документов, приказов и распоряжений для подстанций