Назад
ФГБОУ ВО «Санкт-Петербургский государственный университет телекоммуникаций им. профессора М.А. Бонч-Бруевича»
Организация системы управления финансовыми документами в системе электронного документооборота в ФГБОУ ВО «Санкт-Петербургский государственный университет телекоммуникаций им. проф. М.А.Бонч-Бруевича
В рамках реализации совместного проекта ГК «Омега» и СПбГУТ, были автоматизированы процессы: подготовки, согласования и утверждения комплекта закупочных документов, включая заявки, проекты договоров и технических заданий; согласование, утверждение и ведение реестра заявок на оплату, в привязке к договорам и счетам, контроль исполнительской дисциплины и мониторинг сроков согласования и подготовки документов.
СЭД была принята в эксплуатацию в октябре 2018 года. В результате внедрения системы более 50 рабочих мест сотрудников перешли на технологию электронного документооборота.
Цели и задачи:
Основополагающей целью внедрения СЭД является оптимизация существующих процессов документооборота вуза, связанных с подготовкой и обработкой финансовой документации.
- Оптимизацию работы Единого окна в части принятия финансовых документов и последующей передачи на обработку сотрудникам Департамента экономики;
- Сокращение временных затрат на осуществление поиска документа или группы документов, объединенных общим признаком и/или наборов признаков;
- Возможность формирования отчетной сводной информации о деятельности Университета в части подготовки и обработки финансовых документов по необходимым уровням и разрезам аналитики;
- Организацию единого структурированного хранилища электронных версий документов и файлов с общим доступом к документам в соответствии с предоставленными правами;
- Снижение риска утраты и/или порчи документа на бумажном носителе в процессе обработки;
- Повышение прозрачности процессов документооборота и исполнительской дисциплины;
- Ведение реестров внутренних финансовых документов в электронном виде с целью сокращения объемов бумажного документооборота;
- Эффективное выстраивание процессов обработки документации с минимизацией человеческих трудозатрат;
- Возможность отслеживания нахождения документа в контрольных точках процесса его обработки; повышение скорости обработки и рассмотрения документов, обеспечение контроля обработки документов.
- Унификацию порядка подачи документов в Единое окно;
Ситуация до старта проекта:
- 1Отсутствует единая точка входа согласования документов
- 2Разнородность подаваемых комплектов документов Инициаторами, и как следствие множество циклов согласования документов по причине их несоответствий
- 3Длительное множественное повторно согласование документов
- 4Документы хранятся на рабочих машинах пользователях и общих папок, отсутствует систематизация и учёт хранения документов
- 5Невозможность мониторинга и контроля прохождения процессов обработки финансовых документов
Результаты проекта:
- 1Сокращена нагрузка на «Единое окно»
- 2Выстроены и оптимизированы процессы прохождения финансовых документов
- 3Минимизирован риск ошибок, связанных с человеческим фактором
- 4Организовано единое хранилище управления финансовыми документами с различным уровнем доступа
- 5Автоматическое формирование реестров документов на оплату позволило ускорить работу Департамента экономики
Планы развития:
В 2019 году Руководством Университета было принято решение о внедрении комплексной системы взаимодействия автоматизированных информационных систем управления административной и финансово-хозяйственной деятельностью образовательной организации высшего образования на базе систем БГУ, ЗКГУ, ДО и УНТ (Кибейя) на базе интеграционной шины данных.
Интеграционная шина данных – собственная разработка компании, сертифицированная 1С, для автоматизации интеграционных потоков и управления нормативно-справочной информацией.
В настоящий момент проект прошёл первые этапы и находится на стадии опытной эксплуатации.
Отзыв:
Мы Вам перезвоним
Мы с Вами свяжемся!
Ваш запрос отправлен
Заказать демо-доступ
Мы с Вами свяжемся!
Ваш запрос отправлен