Назад

ФГБОУ ВО «Санкт-Петербургский государственный университет телекоммуникаций им. профессора М.А. Бонч-Бруевича»

Город: Санкт-Петербург
Отрасль: Государственный сектор , Университет , Наука , Образование
Год: 2020
О проекте:

Организация системы управления финансовыми документами в системе электронного документооборота в ФГБОУ ВО «Санкт-Петербургский государственный университет телекоммуникаций им. проф. М.А.Бонч-Бруевича

В рамках реализации совместного проекта ГК «Омега» и СПбГУТ, были автоматизированы процессы: подготовки, согласования и утверждения комплекта закупочных документов, включая заявки, проекты договоров и технических заданий; согласование, утверждение и ведение реестра заявок на оплату, в привязке к договорам и счетам, контроль исполнительской дисциплины и мониторинг сроков согласования и подготовки документов.

СЭД была принята в эксплуатацию в октябре 2018 года. В результате внедрения системы более 50 рабочих мест сотрудников перешли на технологию электронного документооборота.

Цели и задачи:

Основополагающей целью внедрения СЭД является оптимизация существующих процессов документооборота вуза, связанных с подготовкой и обработкой финансовой документации.

  • Оптимизацию работы Единого окна в части принятия финансовых документов и последующей передачи на обработку сотрудникам Департамента экономики;
  • Сокращение временных затрат на осуществление поиска документа или группы документов, объединенных общим признаком и/или наборов признаков;
  • Возможность формирования отчетной сводной информации о деятельности Университета в части подготовки и обработки финансовых документов по необходимым уровням и разрезам аналитики;
  • Организацию единого структурированного хранилища электронных версий документов и файлов с общим доступом к документам в соответствии с предоставленными правами;
  • Снижение риска утраты и/или порчи документа на бумажном носителе в процессе обработки;
  • Повышение прозрачности процессов документооборота и исполнительской дисциплины;
  • Ведение реестров внутренних финансовых документов в электронном виде с целью сокращения объемов бумажного документооборота;
  • Эффективное выстраивание процессов обработки документации с минимизацией человеческих трудозатрат;
  • Возможность отслеживания нахождения документа в контрольных точках процесса его обработки; повышение скорости обработки и рассмотрения документов, обеспечение контроля обработки документов.
  • Унификацию порядка подачи документов в Единое окно;

Ситуация до старта проекта:

  1. 1Отсутствует единая точка входа согласования документов
  2. 2Разнородность подаваемых комплектов документов Инициаторами, и как следствие множество циклов согласования документов по причине их несоответствий
  3. 3Длительное множественное повторно согласование документов
  4. 4Документы хранятся на рабочих машинах пользователях и общих папок, отсутствует систематизация и учёт хранения документов
  5. 5Невозможность мониторинга и контроля прохождения процессов обработки финансовых документов
Stress-amico 1.png
To do list-amico 1.png

Результаты проекта:

  1. 1Сокращена нагрузка на «Единое окно»
  2. 2Выстроены и оптимизированы процессы прохождения финансовых документов
  3. 3Минимизирован риск ошибок, связанных с человеческим фактором
  4. 4Организовано единое хранилище управления финансовыми документами с различным уровнем доступа
  5. 5Автоматическое формирование реестров документов на оплату позволило ускорить работу Департамента экономики

Планы развития:

В 2019 году Руководством Университета было принято решение о внедрении комплексной системы взаимодействия автоматизированных информационных систем управления административной и финансово-хозяйственной деятельностью образовательной организации высшего образования на базе систем БГУ, ЗКГУ, ДО и УНТ (Кибейя) на базе интеграционной шины данных.

Интеграционная шина данных – собственная разработка компании, сертифицированная 1С, для автоматизации интеграционных потоков и управления нормативно-справочной информацией.

В настоящий момент проект прошёл первые этапы и находится на стадии опытной эксплуатации.

Отзыв:

Мы Вам перезвоним

Имя* E-mail Телефон*

Нажимая на кнопку, я даю согласие на обработку персональных данных в соответствии с Политикой конфиденциальности

Мы с Вами свяжемся!

Ваш запрос отправлен

Заказать демо-доступ

Имя* Email Телефон*

Нажимая на кнопку, я даю согласие на обработку персональных данных в соответствии с Политикой конфиденциальности

Мы с Вами свяжемся!

Ваш запрос отправлен