Назад

Автоматизация кацелярии

Автоматизация договорной деятельности посредством использования 1С:Документооборот позволяет нивелировать риски, связанные с практикой ведения традиционного «бумажного» делопроизводства, а именно:

  • Утеря или задержка бумажных документов в процессе обработки ответственными сотрудниками при больших объемах работы;
  • Невозможность контроля сроков согласования проектов документов и внесения изменений ввиду отсутствия информации о том, кто и когда получил договор на согласование и/или доработку;
  • Отсутствие единой регламентированной последовательности действий при работе с договорами (последовательность согласования, подписания, работа с замечаниями и правками руководителя);
  • Трудность отслеживания причины долгого согласования документации, ввиду отсутствия возможности оперативно задать вопрос, напомнить о сроках исполнения;

Возможности:

  • Оформлять договоры в стандартизированном порядке по единым утвержденным шаблонам в соответствии с корпоративными стандартами и ГОСТами;
  • Стандартизировать основные процессы подготовки и согласования документации со всеми участниками цепочки (плановый отдел, договорной отдел, юридический отдел, бухгалтерия и т.д);
  • Формировать комплекты документов (особенно актуально при оформлении закупочной деятельности);
  • Использовать электронную подпись в процессах согласования и подписания документов соответственно;
  • Настройка автоматического продления договоров и оформления процедуры растордения;
  • Оперативно получать информацию о состоянии и статусе документации;
  • Вести учет сопроводительных документов договора, сроков действия и исполнения обязательств;
  • Организовать обмен электронными документами с контрагентами;
  • Вести учет передачи и возврата оригиналов документов при подписании со стороны контрагента;
  • Организовать четкие маршруты для оперативного согласования платежных документов (счетов, актов к договору и документам его исполнения);
  • Формировать реестры документов на оплату по подразделениям, ответственным сотрудникам, источникам финансирования и прочим разрезам внутренней аналитики;
  • Назначать ответственного за документы в качестве основного источника информации для всех участников процесса согласования пакета документов;
  • Вести мониторинг хода согласования (у кого сейчас актуальная задача по документу, сколько времени потрачено на выполнение задачи, какой будет следующий шаг в процессе согласования);
  • Возможность оперативно получить информацию по любому вопросу в ходе согласования документа (переписки по предмету, вопросы автору задачи, использования встроенного мессенджера);
  • Обеспечить унификацию процессов обработки всех видов документов - заявки на закупку, технического задания, проекта договора/контракта и т.д.

Мы Вам перезвоним

Имя* E-mail Телефон*

Нажимая на кнопку, я даю согласие на обработку персональных данных в соответствии с Политикой конфиденциальности

Мы с Вами свяжемся!

Ваш запрос отправлен

Заказать демо-доступ

Имя* Email Телефон*

Нажимая на кнопку, я даю согласие на обработку персональных данных в соответствии с Политикой конфиденциальности

Мы с Вами свяжемся!

Ваш запрос отправлен