Автоматизация кацелярии

Автоматизация договорной деятельности посредством использования 1С:Документооборот позволяет нивелировать риски, связанные с практикой ведения традиционного «бумажного» делопроизводства, а именно:

Утеря или задержка бумажных документов в процессе обработки ответственными сотрудниками при больших объемах работы;
Невозможность контроля сроков согласования проектов документов и внесения изменений ввиду отсутствия информации о том, кто и когда получил договор на согласование и/или доработку;
Отсутствие единой регламентированной последовательности действий при работе с договорами (последовательность согласования, подписания, работа с замечаниями и правками руководителя);
Трудность отслеживания причины долгого согласования документации, ввиду отсутствия возможности оперативно задать вопрос, напомнить о сроках исполнения;

Возможности:

Оформлять договоры в стандартизированном порядке по единым утвержденным шаблонам в соответствии с корпоративными стандартами и ГОСТами;
Стандартизировать основные процессы подготовки и согласования документации со всеми участниками цепочки (плановый отдел, договорной отдел, юридический отдел, бухгалтерия и т.д);
Формировать комплекты документов (особенно актуально при оформлении закупочной деятельности);
Использовать электронную подпись в процессах согласования и подписания документов соответственно;
Настройка автоматического продления договоров и оформления процедуры растордения;
Оперативно получать информацию о состоянии и статусе документации;
Вести учет сопроводительных документов договора, сроков действия и исполнения обязательств;
Организовать обмен электронными документами с контрагентами;
Вести учет передачи и возврата оригиналов документов при подписании со стороны контрагента;
Организовать четкие маршруты для оперативного согласования платежных документов (счетов, актов к договору и документам его исполнения);
Формировать реестры документов на оплату по подразделениям, ответственным сотрудникам, источникам финансирования и прочим разрезам внутренней аналитики;
Назначать ответственного за документы в качестве основного источника информации для всех участников процесса согласования пакета документов;
Вести мониторинг хода согласования (у кого сейчас актуальная задача по документу, сколько времени потрачено на выполнение задачи, какой будет следующий шаг в процессе согласования);
Возможность оперативно получить информацию по любому вопросу в ходе согласования документа (переписки по предмету, вопросы автору задачи, использования встроенного мессенджера);
Обеспечить унификацию процессов обработки всех видов документов - заявки на закупку, технического задания, проекта договора/контракта и т.д.

Мы Вам перезвоним

Мы с Вами свяжемся!

Ваш запрос отправлен

Заказать демо-доступ

Мы с Вами свяжемся!

Ваш запрос отправлен